GSM NAV – Beschreibung und Konzepte

Gefahrstoffmanagement NAV (GSM) ist eine Datenbank zur Erfassung, Verwaltung und Auswertung chemikalienrechtlicher Daten, mit der gesetzlich geforderte Dokumente und Dokumentationen, wie z.B. Sicherheitsdatenblätter, ADR-Beförderungspapiere, Technische Merkblätter, Konformitätserklärungen, Analysen-Zertifikate usw., erstellt werden können. Gefahrstoffmanagement NAV ist für Microsoft Dynamics™ NAV (Navision) zertifiziert. Dank direkter Einbindung in das Microsoft Dynamics™ NAV Materialwirtschaftssystem oder über Schnittstellen in andere ERP-Systeme (Enterprise  Resource  Planning) lassen sich viele Prozesse im Rahmen des Gefahrstoffmanagements eines Unternehmens und der Produktion automatisieren, z.B.

  • Gefahrstoffeinstufung und Gefahrgutklassifizierung usw., sobald eine Rezeptur in der Entwicklung zertifiziert oder ein Artikel definiert wird,
  • SDB-Versand nach Auftragsbuchung (und regionsspezifischer Nachversand bei relevanten Änderungen),
  • Erstellung von Transportpapieren (ADR, IMO, IATA) nach Zusammenstellung einer Lieferung.

Die nahtlose Integration in die Unternehmensabläufe ermöglicht die Erledigung innerbetrieblicher Pflichten wie Gefahrstoffkataster und Lösemittelbilanz, Auswertungen gemäß 12. BImSchV usw. auf Knopfdruck.

GSM bietet mehrsprachige, vom Anwender selbst konfigurierbare Erfassungs- und Ausgabestrukturen. So können, neben vorkonfigurierten Standarddokumenten wie Sicherheitsdatenblatt und Betriebsanweisung, auch firmenspezifische Dokumente wie Technisches Merkblatt und Konformitätserklärungen wie auch Etiketten erstellt werden.

Mithilfe des Flussdiagrammprozessors FCC (Flow Chart Calculator) können Auswertungen und Berechnungen unterschiedlichster Art konfiguriert werden.

GSM wird standardmäßig ausgeliefert mit vorkonfigurierter Grunddatenstruktur, Stoffdatenbank und multilingualem Phrasenkatalog. Die Softwaremodule und Datenpakete werden nach den Bedürfnissen des Kunden zusammengestellt. Insbesondere gibt es zahlreiche von Prosisoft entwickelte Tools.

Im Folgenden erhalten Sie Informationen über:

Vorteile einer Datenbank für chemische Stoffe und Produkte

Synergie durch Vernetzung

Skalierbares und flexibles Gefahrstoff-Informations-System

Erweiterungen der Standard-Software und Prosisofts Werkzeuge für GSM (NAV)

Konfigurierbare, dynamische Feldstruktur

Konsequente Verwendung von Textbausteinen

Regionen-Konzept

Instanzen-Konzept

Master-Konzept

Versionen-Konzept

Historie und Revisionssicherheit

Rezepturverwaltung

 

Vorteile einer Datenbank für chemische Stoffe und Produkte

Das GSM NAV ist eine Software mit einer Datenbank und leistungsfähigen Funktionen zur Erfassung, Verknüpfung und Auswertung Daten eines Rohstoffs oder Produktes sowie zur Verdichtung dieser Daten zu Berichten und Dokumenten. Damit ist das GSM wesentlich mehr als eine elektronische Schreibmaschine: Es ist die zentrale Datenbank, in der die Daten zu einem chemischen Produkt aus allen Bereichen des Unternehmens zusammenlaufen: sicherheitstechnische Kenndaten, physikochemische Eigenschaften, Risikomanagement-Maßnahmen, Handlungsanweisungen (z.B. Erste-Hilfe, Brandschutz, aber auch Lagerungshinweise), Produktbeschreibungen wie Farbtöne, Fließverhalten, Verarbeitungshinweise, aber auch gesetzlich geforderte Parameter wie Gefahrensymbole, Sicherheitsratschläge, Daten zum innerbetrieblichen Arbeitsschutz wie z.B. Expositionsgrenzwerte u.v.m.

Sind diese Daten in der zentralen Datenbank erfasst, können sie ausgewertet und miteinander in Beziehung gesetzt werden. Statistiken für Behörden oder innerbetriebliche Zwecke können erstellt werden. Übersichten, wie z.B. ein Gefahrstoffkataster sind auf Knopfdruck verfügbar. Die Daten können aber auch zu Dossiers zusammengefasst werden, wie z.B. einem Sicherheitsdatenblatt, einer Spezifikation, einer Deklaration oder einem Zertifikat.

Mit dem GSM „schreibt“ man keine Sicherheitsdatenblätter. Man sammelt und analysiert Sicherheitsdaten und lässt die Software ein Sicherheitsdatenblatt generieren. Der Experte für Stoffsicherheit erhält ein machtvolles Werkzeug zur Erledigung seiner Kernaufgabe – der Bewertung von Stoffen und Produkten – und überlässt die Bürokratie der Software.

Automatismen sowie automatisierte Berechnungen und Auswertungen können Daten generieren und ableiten und so die tägliche Routinearbeit erleichtern. Der Rechner entmündigt aber nicht den Fachmann: Jedes ermittelte Datum kann eingesehen und manuell bearbeitet werden, bevor es auf Papier gedruckt wird.

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Synergie durch Vernetzung

Die Vorteile der Stoffdatenbank potenzieren sich, wenn sie mit der Datenbank des unternehmensweiten Materialwirtschaftssystems (Enterprise Ressource Planning, ERP) kombiniert werden: Stoffdaten werden während des ganzen Produktionsprozesses innerhalb des Unternehmens benötigt. Stoffinformationen können mit logistischen Daten verknüpft werden. Die Abteilungen Einkauf, Entwicklung, Produktion, bis hin zum Verkauf können sich zentral über Eigenschaften und Sicherheitsdaten von Rohstoffen informieren.

Das GSM begleitet den Fertigungs- und Versandprozess; die folgende Aufzählung ist beispielhaft und kann variiert und erweitert werden:

  • Aus dem erfassten Auftrag heraus können Transportpapiere vorab erstellt werden, z.B. für eine IMO-Erklärung.
  • On demand können im Rahmen der Produktion Daten für den Etikettendruck bereitgestellt werden.
  • Aus einer gebuchten Lieferung heraus kann für den LKW, der gerade beladen wird, ein ADR-Beförderungspapier generiert werden.
  • Freistellungen z.B. nach ADR Kap. 1.1.3.6 (1000-Punkte-Regel) können mit Hilfe der Lieferpositionen geprüft werden.
  • Debitoren können mit Sicherheitsdatenblättern beliefert werden – ggf. unter Prüfung, ob der Adressat schon ein gültiges Sicherheitsdatenblatt bekommen hat.
  • Der Empfänger für die Sicherheitsdatenblätter oder anderweitige Dokumentationen kann aus den Debitor-Kontaktdaten bestimmt werden.

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Skalierbares und flexibles Gefahrstoff-Informations-System

Das GSM NAV ist ein System, das mit den Anforderungen im Unternehmen wächst. Der GSM-Standard ist eine Software, die ein machtvolles Werkzeug zum Aufbau einer Stoffdatenbank darstellt und bietet ein Portfolio von intelligenten und leistungsfähigen Grundfunktionen. Prosisoft liefert grundlegende Konfigurationen zur Systemsteuerung und Datenfeld-Struktur, sodaß Sicherheitsdatenblätter erstellt werden können. Prosisoft hat ferner einen Grundstoffdatenbestand in Anlehnung an den Annex I der Richtlinie 67/548/EWG (Stoffrichtlinie) bzw. den Annex VI der VO(EG)1272/2008 (CLP-Verordnung) mit der Einstufung und Kennzeichnung der gelisteten Stoffe nach klassischem Recht und nach GHS vorrätig. Ergänzt wird das Angebot durch einen auf das GSM zugeschnittenen Phrasenbestand in vielen Sprachen.

Das Standard-System kann entsprechend den Bedürfnissen des Unternehmens erweitert werden. Sowohl die Integration des Gefahrstoffmanagements in die Abläufe, die im ERP-Teil abgebildet sind, kann vorangetrieben als auch das GSM selbst erweitert werden. Die Erweiterung der Funktionen kann in Abhängigkeit der Ressourcen des Unternehmens erfolgen:

  • Erweiterungen der Dateninhalte: Prosisoft hat zahlreiche Sprachpakete für den Prosisoft Standardsatz-Katalog (Phrasen) vorrätig, die entsprechend den Unternehmensbedürfnissen geladen werden können. Ferner können Listen mit Einstufungen und Kennzeichnungen, Expositionsgrenzwerten, Registrierstatus, Stoffgruppenzugehörigkeiten (z.B. VOC) importiert werden, also Grundstoffdaten, die die Grundlage für Berechnungen und Prüfungen bilden.
  • Erweiterung durch Eigenarbeit: Viele GSM-Funktionen sind konfigurierbar oder durch Konfigurationen erweiterbar. Nach entsprechender Schulung können solche Erweiterungen durch qualifizierte Mitarbeiter des Unternehmens vorgenommen werden.
  • Erweiterung durch Prosisoft-Pakete: Zahlreiche Funktionserweiterungen stehen schubladenfertig bereit und können direkt implementiert werden.
  • Erweiterung durch Beauftragung: Der Bedarf für Funktionserweiterungen wird analysiert, die Erweiterungen werden spezifiziert und von Prosisoft umgesetzt. Hierbei kommt ebenfalls der hohe Parametrisierungsgrad der Software zum tragen, sodass bsp. die Erweiterung oder Anpassung von Berechnungsfunktionen effizient erfolgt. Aber auch Programmierungen können durchgeführt werden.

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Erweiterungen der Standard-Software: Prosisoft Tools für GSM (NAV)

Prosisoft hat zahlreiche Werkzeuge für das GSM NAV entwickelt, um einerseits in der Gefahrstoffmanagement-Software Auswertungen und Berechnungen zu ermöglichen und andererseits die Integration des GSM-Moduls in die unternehmensweiten Prozesse zu erreichen. Diese Prosisoft Tools können entweder aus Objekten der Software selbst bestehen oder es werden durch Konfigurationen und Parametrisierungen neue Funktionen bereitgestellt.

Prosisoft Tools können sowohl aus schubladenfertigen, abgeschlossenen Komponenten bestehen, als auch aus Kern-Bausteinen, deren Verknüpfungspunkte an bestehende Unternehmensprozesse effizient und flexibel angepasst werden können.

Beispiele für eine erweiterte Funktionalität sind die automatisierte Einstufung und Kennzeichnungs-Ermittlung nach Zubereitungsrichtlinie, rechnergestützter Vorschlag für eine Gefahrgut-Klassifizierung oder zahlreiche Berechnungen mit dem Flussdiagrammprozessor FCC (Flow Chart Calculator).

Weitere Informationen zu Prosisoft-Werkzeugen

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Konfigurierbare, dynamische Feldstruktur

In der Chemikaliensicherheit arbeitet man mit einer Vielzahl von Daten, die zur Beschreibung von Produkteigenschaften oder zur Angabe von Risikomanagementmaßnahmen, Handlungsanweisungen und anderen Parametern nötig sind. Der Umfang der Datenfelder ist dabei niemals abgeschlossen, sondern es kommen neue Informationen hinzu oder alte Größen werden nicht mehr verwendet.

GSM NAV reagiert auf diese wechselnden Anforderungen mit einer dynamischen Feldstruktur: Datenfelder können ohne weitere Programmierung definiert werden und stehen sofort zur Datenerfassung zur Verfügung. Der Zugriff erfolgt im Standard über eine hierarchische Baumstruktur: Ein Datenfeld kann verschiedenen Datenbäumen zugeordnet werden, sodass z.B. ein einmal erfasster Flammpunkt sowohl in einem Sicherheitsdatenblatt, als auch konsistent in einem Technischen Merkblatt verfügbar ist. Die Erfassungs-Oberfläche passt sich dynamisch dem neuen Datenfeld an. Die Formatierung eines Datenfeldes für eine Ausgabe auf einem Dokument, wie z.B. einem Sicherheitsdatenblatt oder einer Inhaltsstoff-Deklaration nach Detergenzienverordnung, kann individuell konfiguriert werden.

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Konsequente Verwendung von Textbausteinen

International operierende Unternehmen benötigen Dokumente in mehreren Sprachen. Sicherheitsdatenblätter bsp. sind dem Empfänger in der Landessprache zu liefern.

GSM NAV verwendet konsequent Textbausteine, sogenannte Standardsätze oder Phrasen, um Informationen mehrsprachig bereitzustellen. Sowohl Datenfelder können als Phrasenfelder-Felder definiert werden, als auch Überschriften für Dokumente sind in der Feldstruktur-Definition hinterlegbar. So lässt sich sicherstellen, das ein Sicherheitsdatenblatt auch die genormten Überschriften-Texte enthält, die der Gesetzgeber vorschreibt.

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Regionen-Konzept

Alleine schon in Europa gibt es zahlreiche Rechtsräume mit unterschiedlichen rechtlichen Anforderungen oder zumindest unterschiedlichen Ausprägungen einer Anforderung. Arbeitsplatzgrenzwerte sind nationales Recht und selbst das Global Harmonisierte System zur Einstufung und Kennzeichnung (GHS) ist durch die Definition der Building Blocks ein globales System mit nationalen Besonderheiten.

GSM NAV begegnet der regulativen Realität mit einem hierarchischen Regionen-Konzept: Rechtsräume sind definiert und einander zugeordnet. Beispiele: Deutschland und Frankreich gehören zu Europa, Europa gehört zur Welt; Jordanien gehört zur Welt, nicht aber zu Europa; Kalifornien gehört zu den USA, die USA gehören zur Welt.

Erfasste Daten werden mit einem Regionsbezug bewertet. Für die Erstellung eines Sicherheitsdatenblattes werden diejenigen Daten verwendet, die gem. Regionen-Hierarchie für den gewählten Rechtsraum gültig sind: Ein Datenblatt für Österreich enthält österreichische MAK-Werte, europäische Einstufungsdaten und weltweit gültige Erste-Hilfe-Maßnahmen; es enthält aber nicht typisch schweizerische Daten. Somit ist es möglich, sowohl einen einheitlichen Datenbestand zu entwickeln und vorzuhalten, als auch auf nationale Besonderheiten einzugehen.

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 Instanzen-Konzept

Stoffeigenschaften sind vielfältig und mitunter komplex. Eine Stoffkonstante ist möglicherweise abhängig von Randbedingungen, wie z.B. der Dampfdruck von der Temperatur.

Stoffbeschreibende Parameter sind mitunter zahlreich. Nicht nur Erste-Hilfe-Maßnahmen können umfangreich sein, auch Toxizitäts-Daten können Bände füllen.

Ein Produkt kann auch mehr als 8 R-Sätze oder mehr als 6 P-Sätze benötigen.

All dies ist im GSM NAV kein Problem. Aufgrund des Instanzen-Konzeptes können die zu einer Eigenschaft gebündelten Eingabefelder (Merkmale) beliebig oft erfasst werden (es sei denn, diese Möglichkeit ist, z.B. bei Ja/Nein-Aussagen, durch Konfigurationseinstellungen bewusst eingeschränkt).

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Master-Konzept

Oftmals formulieren innovative Unternehmen Produkte für ein bestimmtes Marktsegment und arbeiten dabei sehr stark kundenorientiert, d.h. das Unternehmen konzentriert sich auf eine definierte Palette ähnlicher Produkte, hält aber eine große Zahl an Rezepturen vor. Für diese Produkte gibt es eine große Zahl an Informationen, die sehr ähnlich sind, wie z.B. Erste-Hilfe-Maßnahmen, Hinweise zu Lagerung und Brandschutz, allgemeine Verhaltens- oder Verarbeitungshinweise, etc.

Um in diesen Fällen effizient Dokumente erstellen zu können, ist das Master-Konzept in das Gefahrstoffmanagement NAV eingeflossen: Für eine definierte Produktgruppe kann ein Vorlagestoff (Master) angelegt werden, der alle allgemeingültigen Informationen enthält. Dieser Stoffmaster kann als Referenz bei dem konkreten Produkt hinterlegt werden. Die Zuweisung eines passenden Masters erfolgt manuell oder über den Flussdiagrammprozessor FCC, z.B. anhand der Gefahrstoffeinstufung.

Sind in dem referenzierten Master Eigenschaften beschrieben, die nicht in dem konkreten Produkt eingepflegt worden sind, so werden automatisch diese Daten auch bei dem betreffenden Produkt angezogen. Sind jedoch für eine betrachtete Eigenschaft individuelle Daten notwendig, so übersteuert der Input beim Produkt selbst diese konkrete Master-Eigenschaft, d.h. die Masterdaten werden für diese Eigenschaft unterdrückt.

Das Master-Konzept ermöglicht die effiziente Hinterlegung allgemeiner Informationen bei einer Palette ähnlicher Produkte. Gleichzeitig ist es jedoch möglich, individuelle Ausprägungen zu realisieren, wenn es nötig ist.

Das Referenzen-Konzept besitzt eine weitere Stärke: Wird eine Anpassung der allgemeinen Informationen notwendig, so erfolgt diese Anpassung an einer Stelle – im Vorlagestoff. Die Änderung wird automatisch auf alle Produkte referenziert, denen dieser Master zugeordnet ist. Bei Bedarf kann eine Batch-Neuversionierung aller betroffenen Produkte erfolgen, und die geänderte Information steht für weitere Prozesse zur Verfügung.

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Versionen-Konzept

Sind die Daten zu einem Stoff gepflegt und validiert worden, so können sie versioniert werden: Die Daten werden mit einer regionsspezifischen Versionsnummer versehen und freigegeben. Mit diesem Schritt stehen die Daten für die Erstellung von Dokumenten in Prozessen zur Verfügung. So können z.B. die freigegebenen Regionalversionen des Sicherheitsdatenblatts in den betreffenden Sprachen aus dem Marketing oder aus der Logistik heraus erzeugt und aufgerufen werden.

Eine Änderung der Dateneinträge zu einem Stoff kann erst erfolgen, wenn die freigegebene Version wieder geöffnet wird. Bei einer erneuten Freigabe der Daten erfolgt eine Erhöhung der A-Version (bei relevanter Änderung) bzw. der B-Version (bei nicht-relevanter Änderung).

Dokumente, z.B. ein Sicherheitsdatenblatt oder ein Technisches Merkblatt, müssen nicht auf Vorrat für gewünschte Regionen- und Sprachkombinationen erzeugt werden, sondern erst, wenn ein Dokument für eine Region (d.h. einen Rechtsraum) in einer dazu passenden Sprache angefordert wird, wird das Dokument auch durch die Software generiert.

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Historie und Revisionssicherheit

GSM NAV protokolliert, wann welches Dokument in welcher Version für eine bestimmte Region und Sprache erstellt worden ist, und merkt sich ebenfalls den eindeutigen Dokumenten-Namen und den Ablagepfad. Werden Dokumente wie Sicherheitsdatenblätter oder Technische Merkblätter aus einem integrierten Prozess heraus abgerufen, so kann z.B. auch protokolliert werden, wann welcher Debitor oder welcher Kontakt (Ansprechpartner) ein solches Dokument erhalten hat. Auf Basis dieser Daten können die Pflicht zur SDB-Lieferung geprüft (hat der Kunde das SDB zu dem Artikel schon bekommen oder braucht er es noch?) oder der automatische Nachversand durchgeführt werden (welche Kunden brauchen eine Nachlieferung für das Sicherheitsdatenblatt, weil sich die Version durch eine relevante Änderung erhöht hat?).

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Rezepturverwaltung

In eigenen Rezepturtabellen kann die chemische Zusammensetzung eines Produktes aus Sicht der Produktsicherheit dokumentiert werden. Ähnlich einer Produktionsrezeptur kann ein Produkt aus einem mehrstufigen Rezepturbaum gebildet werden, d.h. in der Rezeptur eines Produktes können wiederum komplexe Produkte mit eigenen Rezepturen enthalten sein. Für die Tiefe der Rezepturstaffelung gibt es keine Begrenzung.

Durch die GSM-eigene Rezepturverwaltung können die Belange der Produktsicherheit differenziert abgebildet werden: Wenn möglich, entspricht die GSM-Rezeptur der Stückliste des korrespondierenden Artikels, wobei nur noch die Stoffanteile betrachtet werden. Wenn nötig kann die GSM-Rezeptur unabhängig von der Stückliste im Materialwirtschaftssystem angepasst werden, um z.B. die sicherheitsrelevante Aktivstoff-Rezeptur oder auch Neutralisations- und Reaktionsprodukte abzubilden.

Die Rezepturverwaltung ist ferner die Grundlage für viele rechnergestützte Auswertungen und Berechnungen, wie automatische Gefahrstoff-Einstufung und Gefahrgut-Klassifizierung, Deklarierungen, Listenauswertungen, etc.

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